《企業檔案管理規定》
2023年8月8日國家檔案局令第21號公布，自2023年10月1日起施行。?
目??錄?
第一章??總則
第二章??機構和人員
第三章??設施設備
第四章??文件材料的形成、收集、整理與歸檔
第五章??檔案的保管、保護、鑒定與處置
第六章??檔案的利用、開發、統計與移交?
第七章??檔案信息化建設
第八章??監督管理
第九章??獎勵與處罰
第十章??附則
?第一章??總 則
第一條??為加強企業檔案工作，推進企業檔案科學、規范管理，服務企業各項工作，服務中國特色社會主義事業，根據《中華人民共和國檔案法》等法律法規，制定本規定。
第二條??本規定所稱企業檔案，是指企業在研發、建設、生產、經營和服務等活動中直接形成的對國家、社會和企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條??中華人民共和國境內設立的按照規定應當形成檔案的企業開展檔案收集、整理、保管、利用及監督管理等活動適用本規定。
第四條??企業檔案工作是企業履行檔案管理職責的行為和活動，是企業不可缺少的基礎性、支撐性工作，是國家檔案事業的重要組成部分，是維護企業和職工合法權益、服務黨和國家工作大局的一項重要工作。
第五條??堅持中國共產黨對企業檔案工作的領導。企業應當加強對檔案工作的組織領導，建立健全檔案工作責任制，將檔案工作納入企業整體規劃、年度工作計劃和考核體系，與業務工作同步部署、同步實施、同步發展。檔案工作經費應當列入企業年度財務預算，為檔案工作提供保障。
第六條??企業檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于開發利用。國家檔案主管部門負責全國企業檔案工作的統籌規劃和組織協調，建立統一制度，對中央企業（包括國務院國有資產監督管理委員會監管中央企業、中央金融企業、中央所屬文化企業等，下同）檔案工作實行監督和指導。縣級以上地方檔案主管部門在職責范圍內對本區域企業檔案工作實行監督和指導。各級各類開發區管理機構檔案部門對本區域企業檔案工作實行監督和指導。中央和地方專業主管部門對所屬企業（包括上市公司、境外企業等，下同）檔案工作實行監督和指導。企業應當按照資產歸屬關系對所屬單位檔案工作實行監督和指導。國有企業應當按照業務監督和指導關系向檔案主管部門或母公司（投資主體）報送企業年度檔案工作情況。中央企業總部制定的檔案管理制度應當報國家檔案主管部門備案。
第七條??企業委托檔案服務時，應當按照合法、安全、可控的原則選擇依法設立的具備相應資質和服務能力的受托方，簽訂委托協議，約定服務范圍、質量和技術標準等內容，并對受托方進行監督，保證服務質量，確保檔案安全。
第二章??機構和人員
第八條??企業應當根據規模和管理模式設置檔案部門（機構）或者確定負責檔案工作的部門（機構），配備與企業規模相適應的專職檔案工作人員，滿足檔案保管利用和業務監督指導的需要。其中檔案保管利用人員數量可以根據館（室）藏檔案數量及年度檔案增量等確定，檔案業務監督指導人員數量可以根據內設部門數量、所屬單位數量、項目數量等確定。中央企業、地方國有大型企業應當在總部設立負責檔案工作的職能部門。企業可以根據需要按照規定設立檔案館。
第九條??企業應當確定分管檔案工作負責人、檔案部門負責人。企業可以根據需要設置檔案專業負責人（檔案總監），履行建立檔案工作體系、審核專業技術標準、組織實施專項工作、服務主營業務等職責。
第十條??企業檔案部門履行下列職責：
（一）貫徹執行黨和國家有關檔案工作法律法規和方針政策，制定檔案管理制度和業務標準規范；
（二）組織制定并實施本企業檔案工作中長期發展規劃、年度計劃；
（三）監督和指導各部門文件材料的形成、積累、鑒定、整理及歸檔工作；
（四）負責檔案的收集、整理、保管、保護、鑒定、處置、利用、開發、統計等工作，并按照規定移交檔案；
（五）組織協調建設項目、科研項目、產品（業務）等檔案驗收工作；
（六）監督和指導所屬單位的檔案工作；
（七）組織實施檔案信息化工作；
（八）組織開展檔案科學研究、技術創新、宣傳培訓和業務交流等活動。
第十一條??企業各部門（含項目，下同）應當確定檔案工作負責人，配備專（兼）職檔案工作人員。
第十二條??企業各部門負責本部門文件材料的形成、積累、鑒定、整理、歸檔，確保其真實、完整、準確。
第十三條??企業應當加強檔案工作人才培養和隊伍建設，提高檔案工作人員業務素質，為其評聘職稱創造條件。檔案工作人員應當忠于職守、遵紀守法，具備相應的專業知識與技能。
第十四條??檔案工作人員調離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續。涉密檔案工作人員的調離應當按照國家有關保密法律法規執行。
第三章??設施設備
第十五條??企業應當分別設置檔案辦公用房、閱覽用房和檔案庫房，可以根據需要設置展覽（陳列）室、服務器機房、檔案接收、整理、修復、消毒、數字化、縮微、安全監控等用房（以下統稱業務和技術用房）。檔案庫房應當根據載體類型分別設置，不具備條件的應當根據載體類型分區設置。
第十六條??檔案辦公用房、業務和技術用房等面積應當滿足業務開展需要。閱覽用房面積應當滿足不同載體類型檔案閱覽需求，適應涉密與非涉密檔案分區閱覽的需要。檔案庫房面積應當滿足企業檔案法定存放年限需要，新建檔案庫房面積應當滿足未來至少10年檔案存放需要。
第十七條??檔案閱覽用房、庫房、業務和技術用房選址應當利于檔案保護，遠離易燃、易爆物品和污染源，宜符合《檔案館建筑設計規范》（JGJ 25）規定。檔案庫房如無特殊保護，一般不宜設置在地下或頂層，地處濕潤地區的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、食堂（廚房）、變配電室、鍋爐房、車庫等存在安全隱患的場所。
第十八條??檔案閱覽用房、庫房、業務和技術用房建筑設計宜符合《檔案館建筑設計規范》（JGJ 25）規定。檔案庫房內不得設置其他用房和明火設施，不應設置除消防以外的給水點，其他給水排水管道不應穿越庫房。
第十九條??檔案閱覽用房、業務和技術用房應當安裝視頻監控等設施設備。檔案庫房應當安裝防盜門窗、視頻監控、防光窗簾等設施設備，可以選擇智能門禁識別、自動報警、出入口控制、電子巡查等安全防范系統。
第二十條??檔案辦公用房、閱覽用房、業務和技術用房均應當配備消防設施并按照規定通過驗收。檔案庫房應當配備消防系統和火災自動報警設備。根據檔案重要程度和載體類型的不同，選擇采用潔凈氣體、高壓細水霧等滅火效率高且對檔案無二次損害的滅火設備。
第二十一條??檔案庫房應當根據需要配備符合國家規定的檔案裝具，可以參照《檔案裝具》（DA/T 6）、《直列式檔案密集架》（DA/T 7）、《檔案密集架智能管理系統技術要求》（DA/T 65）等。檔案庫房配備的裝具應當與檔案庫樓面均布活荷載標準值相匹配。檔案庫樓面均布活荷載標準值不應小于5kN/m2，采用密集架時不應小于12kN/m2。
第二十二條??檔案庫房應當配備溫濕度監測調控系統。檔案庫房不宜采用水、汽為熱媒的采暖系統，確需采用時，應當采取有效措施，嚴防漏水、漏汽，且采暖系統不應有過熱現象。保存重要檔案或具備條件的，可以配置恒溫恒濕、通風換氣、空氣凈化等設備。
第二十三條??企業應當按照檔案信息化要求，建設、配備能夠滿足庫房現代化管理、檔案數字化、電子檔案管理需求的設施設備，具體應當符合本規定第七章要求。
第二十四條??形成檔案數量較少的企業，應當配備滿足安防、消防、溫濕度調控和信息化工作基本需求的設施設備。
第四章??文件材料的形成、收集、整理與歸檔
第二十五條??企業檔案部門或者檔案工作人員應當參加產品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設備開箱驗收等活動，對文件材料的形成、收集、整理與歸檔進行指導。企業下達項目計劃任務應當同時提出項目文件材料的歸檔要求；檢查項目計劃進度應當同時檢查項目文件材料積累情況；驗收、鑒定項目成果應當同時驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況；項目總結應當同時做好項目文件材料歸檔交接。
第二十六條??企業形成的文件材料應當使用耐久、可靠、滿足長期保存要求的記錄載體和方式。歸檔文件材料應當真實、完整、準確，簽字及蓋章手續完備。歸檔的文件材料應當為原件，以復制件歸檔的應當注明原因及原件存放處。
第二十七條??企業應當按照《中華人民共和國檔案法》《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局令第10號）和國家及行業相關規定，確定本企業的文件材料歸檔范圍。
第二十八條??企業應當編制本企業各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，并按資產歸屬關系指導所屬單位根據有關規定規范各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制并審批所屬單位的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。企業檔案保管期限分為永久和定期，定期一般分為30年和10年。中央企業總部的文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表，報國家檔案主管部門同意后執行。地方國有企業總部編制的文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表，報同級檔案主管部門同意后執行。第二十九條??企業應當制定統一的檔案分類方案。不同門類、形式的檔案分類方法應當協調呼應，便于檔案的統一管理和利用。分類方案一經確定，應當保持一致，不得隨意變動。
第三十條??歸檔文件材料整理應當遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，便于保管和利用。整理方法可以參照《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705）、《歸檔文件整理規則》（DA/T 22）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822）、《照片檔案管理規范》（GB/T 11821）、《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T 50）、《錄音錄像檔案管理規范》（DA/T 78）、《會計檔案案卷格式》（DA/T 39）等。
第三十一條??企業檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等基本屬性。檔號編制方法可以參照《檔號編制規則》（DA/T 13）、《歸檔文件整理規則》（DA/T 22）等。
第三十二條??企業撤銷部門的未歸檔文件材料應當明確歸檔部門和責任人，在部門撤銷后1個月內歸檔，尚未完成的項目（業務）文件材料應當及時移交項目（業務）承接部門按要求歸檔。企業人員崗位變動時，應當將待歸檔文件材料交由接任者按要求歸檔。
第三十三條??多個企業聯合召開的會議、聯合研制的產品、聯合建設或研究的項目、聯合行文所形成的文件材料，原件由主辦企業歸檔，其他企業將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。有其他規定（約定）的從其規定（約定）。
第三十四條??企業文件材料應當經形成部門整理后歸檔，歸檔時間可以參照《企業檔案工作規范》（DA/T 42）。企業文件材料歸檔后，應當按照規定及時向檔案部門移交。移交前，形成部門應當編制交接清單，內容包括待移交檔案題名、年度、卷（件）號、頁數、保管期限、密級等。移交時，交接雙方應當按照交接清單所列內容逐項查驗，核對無誤后交接雙方的經辦人、負責人在交接清單上簽名（蓋章）。交接清單一式兩份、永久保存。任何部門或人員不得將應歸檔文件材料據為己有或者拒絕歸檔。
第三十五條??需要進行驗收（審查或績效評價）的建設、科研、產品（業務）等項目，還應當按照規定進行檔案驗收（審查或績效評價）。
第三十六條??企業可以按照規定通過接受捐獻、購買、代存、交換等方式收集檔案。
第五章??檔案的保管、保護、鑒定與處置
第三十七條??企業應當按全宗管理檔案，建立并定期完善全宗卷。全宗卷的編制要求可以參照《全宗卷規范》（DA/T 12）。
第三十八條??企業應當根據檔案載體的不同要求對檔案進行保管和保護，確保檔案實體和信息安全。企業應當制定檔案備份方案，根據檔案內容的重要程度分級分類實施異地、異質備份。檔案備份應當定期開展，至少每年備份一次。企業應當制定檔案管理應急預案并定期組織演練，做好應急準備，提升應急能力。
第三十九條??企業應當做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防有害氣體等工作。檔案庫房溫濕度要求應當根據檔案的重要性和載體等因素確定，宜符合《檔案館建筑設計規范》（JGJ 25）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894）、《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T 15）規定。檔案庫房應當保持安全出口、疏散通道暢通，不得存放與檔案保管、保護無關的物品。
第四十條??企業檔案人員應當監測和記錄庫房溫濕度，根據需要采取調節措施；定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運轉；定期清掃除塵，保持庫房干凈整潔；定期檢查檔案保管情況，發現問題應當及時處理，并建立檢查和處理情況臺賬；記錄人員、檔案進出庫房情況。檔案庫房視頻監控記錄應當至少保存6個月。
第四十一條??企業檔案部門應當建立檔案臺賬，定期組織人員對檔案數量進行清點，做到賬物相符。
第四十二條??檔案入庫前一般應去污、消毒。受損、易損的檔案應當及時進行修復、復制或做相應技術處理。檔案修復應當保持檔案內容的完整，維護檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必要時進行復制備份，并作修復說明。
第四十三條??企業應當定期對已達到保管期限的檔案進行鑒定處置。鑒定工作由企業檔案部門牽頭、相關部門參加，必要時可邀請相關領域專家參與。鑒定工作結束后，應當形成鑒定意見。鑒定意見應當由企業法定代表人或其授權人（分管檔案工作的負責人）、檔案部門負責人和相關部門負責人組成的企業檔案鑒定委員會（小組）審批。對仍需繼續保存的檔案，應當重新劃定保管期限并做出標注；對確無保存價值檔案，按照規定予以銷毀。
第四十四條??銷毀檔案按照以下程序辦理：
（一）企業檔案部門編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時間、應保管期限、已保管期限和擬銷毀時間等內容，報企業檔案鑒定委員會（小組）審批；
（二）企業檔案鑒定委員會（小組）在檔案銷毀清冊上簽署意見；
（三）企業檔案部門組織檔案銷毀工作，并與相關業務部門共同派員監銷。檔案銷毀前，監銷人應當按照檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對，確認無誤后檔案部門做好檔案出庫記錄；檔案銷毀后，監銷人應當在檔案銷毀清冊上簽名、蓋章。檔案銷毀清冊永久保存。檔案銷毀應當在指定場所進行。電子檔案和傳統載體檔案數字化成果的銷毀還應當符合本規定第六十六條要求。涉密檔案的銷毀應當符合《國家秘密載體銷毀管理規定》。
第四十五條??企業發生資產與產權變動的，應當按照業務監督指導關系及時向相應檔案主管部門或母公司（投資主體）報告有關情況。國有企業按照《國有企業資產與產權變動檔案處置辦法》（國家檔案局令第17號）開展檔案處置工作。
第六章??檔案的利用、開發、統計與移交
第四十六條??企業應當積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據檔案的密級、內容和利用方式，規定不同的利用權限、范圍和審批手續。企業提供利用檔案時，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權益。
第四十七條??利用企業檔案應當嚴格執行利用制度，履行檔案查閱、復制、借出審批和登記手續。通過網絡方式提供利用時，應當采取身份認證、權限控制等安全措施。企業檔案一般不得對外借出，確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的，應當嚴格按照規定辦理相關手續。利用者應當妥善保管和利用借閱的檔案，嚴禁篡改和損壞，確保檔案的安全完整，并在規定時間內歸還。企業人員辦理退休或離崗手續時，應當經由檔案部門確認已歸還借閱的檔案。
第四十八條??檔案部門應當編制檢索工具，滿足手工檢索和計算機檢索需要。檔案工作人員應當進行檔案利用效果登記，對利用活動及時跟蹤和監督。
第四十九條??企業應當積極推進檔案信息開發工作，采取編制專題匯編、大事記、組織沿革、項目（工程）簡介、企業史志等，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片、建設檔案專題數據庫等多種形式，發揮檔案價值。企業應當加強對突發事件應對管理活動相關檔案的研究整理和開發利用，為突發事件應對管理提供文獻參考和決策支持。企業宜圍繞重大活動、重點工作和重要歷史節點開展檔案編研。
第五十條??企業應當做好檔案統計工作，對所保管檔案情況、年度檔案及人員出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案交接情況、檔案鑒定處置情況、檔案信息化建設情況、檔案人員情況、檔案委托服務情況等定期統計、建立臺賬，并按照《全國檔案事業統計調查制度》填寫報送統計報表。
第五十一條??企業應當按照國家有關規定，定期向檔案館移交檔案。企業移交檔案后需要利用的，接收檔案的檔案館應當提供便利。
第五十二條??企業向檔案館移交檔案時，應當按照相關規定標注檔案密級變更情況，并附具檔案開放審核意見。對已移交進館的檔案，企業應當按照國家有關規定配合檔案館做好檔案降解密和開放審核工作。
第七章??檔案信息化建設
第五十三條??企業應當加強檔案信息化建設，將檔案信息化納入企業信息化總體規劃。具備條件的企業宜建設數字檔案館（室）。
第五十四條??企業應當配置滿足檔案數字資源管理需要的網絡設施、服務器及存儲設備、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備等。
第五十五條??企業電子檔案管理信息系統應當符合國家安全保密要求，具備收集、整理、保存、利用、鑒定與處置、統計、格式轉換、審計、備份、系統管理等基本功能，并與企業其他信息系統相互銜接，規范運行、定期維護。具體可以參照《檔案信息系統運行維護規范》（DA/T 56）。
第五十六條??企業應當充分考慮辦公自動化系統、產品數據（業務）管理系統、企業資源計劃系統、會計核算系統、電子郵件系統、門戶網站、社交媒體等信息系統中電子文件的歸檔需求，選擇適宜的電子文件格式，捕獲相應的元數據，完備歸檔接口，按照要求完成（進行）電子文件歸檔。
第五十七條??企業各信息系統批量和零散形成的、以及外部接收的屬于歸檔范圍的電子文件，均應當歸檔，并采取有效措施確保電子文件真實、完整、可用、安全。電子文件元數據應與電子文件一并歸檔。
第五十八條??電子文件歸檔時間應當與其他載體文件歸檔時間相協調，一般不晚于同批次其他載體文件歸檔時間。無其他載體的電子文件可以在辦理完畢后實時歸檔。
第五十九條??電子文件的歸檔格式應當符合格式開放、不綁定軟硬件、文件自包含、可轉換等長期保存要求。不符合長期保存要求的，應當轉換為符合要求的歸檔格式或將專用軟件一并歸檔。
第六十條??電子文件與傳統載體文件并存的，應當在電子檔案管理信息系統內將二者建立關聯。電子文件整理應當按照本規定第三十、三十一條執行，具體可以參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894）。
第六十一條??電子檔案管理應當實施全方位的安全與保密措施，確保電子檔案安全。
第六十二條??企業電子檔案應當根據國家有關規定，按照《電子檔案移交與接收辦法》的信息組織方式實施在線和離線存儲，重要檔案應當離線存儲、一式三套。
第六十三條??企業應當制定電子檔案管理信息系統備份策略，實施電子檔案管理信息系統備份管理。
第六十四條??企業應當定期對電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性進行檢測，對存在問題或風險的電子檔案及時進行遷移或采用經過評估的其他技術延長其可用時間。電子檔案遷移應當按照確認需求、評估風險、制定實施方案、測試與實施、評估與結果報告的步驟進行，確保過程可控。遷移活動應當在電子檔案管理過程元數據中記錄。電子檔案遷移后，根據本企業實際，對遷移前的電子檔案進行銷毀或留存。
第六十五條??企業應當積極開展傳統載體檔案數字化工作，保證數字化過程規范安全。具體可以參照《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31）、《錄音錄像檔案數字化規范》（DA/T 62）等。
第六十六條??銷毀電子檔案和傳統載體檔案數字化成果，應當確保在線存儲設備、容災備份系統、離線存儲介質中均不可識讀。
第六十七條??來源可靠、程序規范、要素合規的電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可僅以電子形式作為憑證使用。
第八章??監督管理
第六十八條??企業應當接受并配合檔案主管部門依法組織開展的檔案檢查，檢查內容包括：檔案工作責任制和管理制度落實情況；檔案庫房、設施、設備配置使用情況；檔案工作人員管理情況；檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；檔案信息化建設和信息安全保障情況；對所屬單位等的檔案工作監督和指導情況。
第六十九條??企業發現存在檔案安全隱患的，應當及時采取措施，消除檔案安全隱患。發生檔案損毀、信息泄露等情形的，應當及時向檔案主管部門報告。
有下列情形之一的，應當視為存在檔案安全隱患：
（一）檔案庫房選址、設計、建設不規范，庫房面積嚴重不足的；
（二）缺乏必要的設施、設備，或者設施、設備老化，性能不符合要求，存在檔案保管安全隱患的；
（三）檔案資源未集中統一管理，面臨散失、損毀危險的；
（四）電子檔案管理信息系統或者功能模塊不符合安全保護要求，關鍵功能缺失，無法確保電子檔案來源可靠、程序規范、要素合規的；
（五）對電子檔案的接收、存儲、備份不規范，無法確保電子檔案長期有效的；
（六）檔案開放審核、利用程序不規范，致使開放、利用的檔案內容存在安全風險的；
（七）委托檔案服務不符合規定的；
（八）存在其他嚴重危及檔案實體和信息安全的。
第七十條??檔案主管部門發現企業存在檔案安全隱患的，應當責令限期整改，消除檔案安全隱患。
第七十一條??國有企業應當按照資產歸屬關系定期對所屬單位的檔案工作開展檢查考核。檢查考核時應當制定計劃、明確標準、完善過程記錄、反饋結果、督促問題歸零，確保檢查考核工作形成閉環。
第七十二條??企業任何單位和個人有權向檔案主管部門和有關機關舉報企業檔案違法行為。接到舉報的檔案主管部門或者有關機關應當及時依法處理。
第九章??獎勵與處罰
第七十三條??有下列情形之一的，檔案主管部門和企業應當根據實際情況進行表彰獎勵：
（一）檔案收集、整理、移交成績顯著的；
（二）檔案保管、保護和現代化管理成績顯著的；
（三）檔案開發利用、宣傳、教育取得突出效果的；
（四）在檔案學理論研究、檔案科研方面做出重要貢獻的；
（五）在重大活動、突發事件應對管理檔案工作和檔案應急處置中表現突出的；
（六）同違反檔案法律、法規的行為作斗爭，表現突出的。
第七十四條??對違反本規定的企業或個人，根據《中華人民共和國檔案法》等法律法規予以處理。
第十章??附??則
第七十五條??各省、自治區、直轄市檔案主管部門可以根據本規定制定實施細則。
第七十六條??科技事業單位可以參照本規定執行。
第七十七條??本規定由國家檔案局負責解釋，自2023年10月1日起施行。國家檔案局2002年7月22日發布的《企業檔案管理規定》同時廢止。